¿Qué Gastos Comerciales Son Deducibles de Impuestos?

Aunque tener un negocio puede ser costoso, existen muchos gastos comerciales que puedes deducir de tus impuestos.

El Servicios de Rentas Internas de los EE. UU. (IRS) dice que los gastos comerciales que son deducibles de impuestos deben ser tanto "ordinarios" como "necesarios". Para ser ordinario, un gasto debe ser común entre otros trabajadores autónomos en tu campo. Un gasto “necesario” es aquel que tu empresa requiere para seguir funcionando.

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¿Cuál es la Diferencia Entre una Deducción y una Capitalización?

Aunque hay muchas cosas que no se pueden deducir en los impuestos, hay otras que puedes capitalizar. Al una empresa capitalizar un gasto, pospone su reconocimiento como gasto.

Por Ejemplo: Si tu empresa compra $15,000 USD en inventario para vender, inicialmente lo anotaría como un costo capitalizado. Una vez que vendes ese inventario, puedes cancelarlo como un gasto.

Descargo de responsabilidad: Esta información sólo tiene fines educativos y no debe tratarse como asesoramiento legal o financiero. Por favor, consulta a un profesional con cualquier pregunta o para una consulta general.

Deducciones Comerciales Comunes

Suministros

Suministros de oficina: Puedes deducir cualquier suministro que se consuma durante el año fiscal. Esto incluye los bolígrafos, lápices, papel, sujetapapeles, carpetas, etc.
Teléfono comercial: Si operas una oficina desde tu casa, no puedes deducir los gastos básicos de línea telefónica. Sin embargo, las llamadas telefónicas comerciales de larga distancia y las líneas comerciales separadas se consideran gastos comerciales que son deducibles.
Renta de muebles y equipos
Sistemas de seguridad para las oficinas
Ropa especial: Si un artículo no se considera ser vestimenta típica para el uso personal diario, es deducible. Esto podría incluir uniformes para una enfermera o un oficial de policía, o botas con punta de acero para un trabajador de la construcción.

Servicios

Cualquier servicio que sea necesario para que tu negocio funcione sin problemas es totalmente deducible de impuestos. Algunos de estos servicios incluyen:

Servicios de impresión
Servicios de contabilidad
Sellos de correo, entrega, y envío
Servicios de limpieza
Cargos bancarios

Renta y Mantenimiento

Puedes deducir los gastos de alquiler siempre que sean razonables. Un ejemplo de alquiler que no es razonable es una cantidad que es diferente del pago de alquiler promedio (por ejemplo, una tasa de descuento entre parientes). De lo contrario, cualquier alquiler que provenga de la propiedad utilizada para tu negocio es deducible.

Cualquier reparación o mantenimiento que sea de rutina y que no le agregue valor a la propiedad también cuenta como un gasto deducible. Esto puede incluir volver a pintar, reacondicionar, y cualquier otra reparación que no implique reemplazos ni una renovación. Cualquier reemplazo (por ejemplo, pisos, plomería, techos) debe capitalizarse.

Los servicios públicos como la calefacción, electricidad, agua, y alcantarillado son gastos comerciales deducibles. Sin embargo, el uso personal de estos servicios públicos no es deducible.

Interés

Cualquier interés acumulado de deudas relacionadas con el negocio durante el año fiscal se consideran gastos deducibles. Sin embargo, el interés que proviene de tu negocio que produce bienes físicos debe capitalizarse.

Seguro

Cualquier prima que pagues que esté relacionada con la operación de tu negocio es deducible. Algunos seguros comerciales comunes y necesarios incluyen:

Seguro de Crédito
Seguro de malapractica
Seguro de responsabilidad
Compensación de trabajadores
Seguro Estatal de Desempleo
Seguro de Automóvil: Si usas un vehículo comercial para fines personales ocasionales, debes deducir solo la parte de la prima que se aplica al uso comercial.
Seguro de Salud para Trabajadores por Cuenta Propia: Este seguro debe constituirse a nombre de la empresa o a nombre de un miembro.

No puedes deducir las primas de seguros relacionados con la pérdida de ingresos, los seguros de vida en los que tú u otro miembro es beneficiario, y los seguros de protección de préstamos.

Licencias y Permisos

Las licencias y los permisos otorgados por el gobierno federal, estatal o local suelen ser deducibles. Algunas licencias, como las de bebidas alcohólicas y de radiodifusión, deben amortizarse. Esto solo significa que la empresa tiene que cancelar gradualmente el costo inicial de obtener y mantener licencias y permisos específicos.

Gastos de Empleados

El IRS establece que el pago de los empleados es un gasto deducible si es razonable y por los servicios prestados. Las bonificaciones, los programas de beneficios, y los gastos de capacitación son deducibles.

Cualquier gasto relacionado con la capacitación y educación de tus empleados también es deducible. También puedes deducir los gastos relacionados con tu propia educación siempre que puedas demostrar que dicha educación mejora directamente tus habilidades relacionadas con el trabajo.

Deducciones Comerciales Más Complicadas

Oficina de Casa

Las deducciones más comunes de una oficina operada desde tu casa son los intereses hipotecarios, los impuestos inmobiliarios, el seguro del hogar, el alquiler, las reparaciones, los gastos de limpieza, la electricidad, el gas para la calefacción del hogar, Internet y los servicios telefónicos.

La cantidad que se puede deducir depende del porcentaje que una persona usa dentro del espacio de oficina dedicado, lo que significa que la habitación no puede tener otro uso que no sea el comercial. El porcentaje se calcula como el área de la oficina dedicada dividida por el área total del espacio habitable de la casa.

Si este cálculo es demasiado complejo, una persona también puede elegir el método simplificado y deducir $5 USD por pie cuadrado del espacio de oficina dedicado al negocio.

Transportación

Los vehículos que se utilizan únicamente con fines comerciales son totalmente deducibles. Si divides un vehículo entre uso personal y profesional, solo puedes deducir las millas utilizadas para tu negocio.

Hay dos formas de calcular las deducciones reales de tu vehículo. La primera opción es utilizar la tarifa estándar por milla propuesta por el IRS, que es de 65.5 centavos (USD) por cada milla utilizada para el transporte comercial.

Otra opción es calcular tus deducciones calculando los costos reales de los gastos de tu automóvil. Esto podría incluir gasolina, aceite, llantas/gomas, reparaciones, seguros, y tarifas de registro.

Impuestos

Hay tres niveles de impuestos: federal, estatal y local. Por ejemplo, algunos tipos de impuestos se pueden deducir a nivel federal, pero no a nivel estatal (y viceversa).

Ingresos: No puedes deducir impuestos federales o estatales. Las LLC de múltiples miembros pueden deducir los impuestos sobre la renta estatales y locales como un gasto comercial, pero las LLC de un solo miembro solo pueden deducir estos impuestos como una deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040).
Empleo: Debes retener ciertos impuestos del cheque de pago de un empleado (Seguro Social, Medicare, etc.), que luego se envían a sus respectivos niveles de gobierno. Solo puedes deducir los impuestos sobre la nómina que pagas de tus propios fondos.
Trabajo por Cuenta Propia: Se puede deducir hasta la mitad de tus impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.
Ventas: El impuesto sobre la venta que tu empresa paga por un producto se considera parte del costo del producto y es deducible si ese producto entra en una categoría deducible. No puedes deducir el impuesto sobre la venta pagado por los consumidores.
Impuestos Especiales: Son deducibles todos los impuestos especiales que se consideren ordinarios y necesarios.

Viajes, Comidas, y Actividades

Un gasto “necesario y ordinario” no siempre es un gasto requerido; a veces estos gastos son útiles para mantener tu negocio. Estos gastos "no requeridos" pueden caer bajo un paraguas de entretenimiento:

Obsequios: Si tu empresa decide darle regalos a los empleados o clientes, el obsequio debe ser menos de $25 USD por persona para ser deducible de impuestos.
Comidas: Cualquier comida o bebida proporcionada a los clientes y empleados (por ejemplo, café, galletas, etc.) es 100% deducible. Las comidas de los empleados y las comidas compradas durante un viaje de negocios tienen un 50% de deducible. Las comidas de los trabajadores del Departamento de Transporte tienen un 80% de deducible.
Viajes: La mayoría de los gastos son deducibles siempre que se incurran en viajes relacionados con el trabajo. Las tarifas de hotel, pasajes aéreos, autos de alquiler, taxis, y trenes son deducibles siempre que sean para viajes relacionados con el trabajo. Los gastos de viaje que se olvidan con frecuencia pueden incluir tarifas de equipaje, lavandería, servicio telefónico, Internet, y propinas.
Actividades: Las fiestas de negocios, los cumpleaños de los empleados, y los aniversarios son 100% deducibles.